Что входит в автоматизацию заселения Concierge Online?
Сообщения гостям, анкетирование, оплата, передача сведений в МВД, инструкции, электронные замки, коды доступа и голосовой помощник.
Concierge Online
Автоматизируйте заселение — от бронирования до открытия двери
Автоматизируйте анкетирование, оплату, передачу сведений в МВД, инструкции и коды доступа. Команда видит готовность каждого заезда.
Автоматические сообщения гостям
- После бронирования система отправляет гостю ссылку на анкету и оплату, а затем — инструкцию и код доступа.
- Сообщения можно отправлять через СМС, Telegram, MAX, WhatsApp, Booking, Agoda и электронную почту.
- Если основной канал недоступен, система отправляет сообщение через резервный канал.
Анкетирование и миграционный учёт
- Гость заполняет анкету до приезда, а система проверяет обязательные поля.
- Договор с гостем можно подписать онлайн с помощью простой электронной подписи.
- После проверки система передаёт паспортные данные гостя в МВД для миграционного учёта.
- Администратор видит результат рядом с бронью и не вводит те же данные повторно.
Гостевое приложение для самостоятельного заселения
- В карточке проживания гость видит анкету, оплату, инструкции и код доступа.
- Основные действия выполняются до приезда, поэтому администратор не тратит время на повторный ввод данных и выдачу ключа.
- Маршрут, правила заселения и код от электронной двери остаются доступны в приложении.
- Команда видит, какие действия уже выполнены и кому нужна помощь.
Общение с гостями и приложение для сотрудников
- Сообщения из подключённых каналов сохраняются в одной истории рядом с бронью.
- В приложении Concierge Online Staff сотрудник видит активные брони, заполненные анкеты, оплату и выданные коды доступа.
- Дежурный администратор может открыть бронь и продолжить разговор с гостем со смартфона.
- Команда решает вопрос до приезда гостя и сокращает очередь при заселении.
Электронные замки и коды доступа
- Коды доступа выпускаются автоматически на период проживания.
- Доступ можно выдать на номер, входную дверь и общие зоны объекта.
- После выезда, отмены брони или изменения дат доступ автоматически закрывается.
Голосовой и текстовый помощник
- Помощник отвечает на вопросы гостя о заселении, анкете, оплате, правилах и доступе.
- Голосовой помощник принимает звонки 24/7 и сохраняет историю разговора.
- Сложный вопрос передаётся сотруднику вместе с историей и данными брони.
Оплата проживания и депозиты
- Гость получает ссылку на оплату проживания и депозит до приезда.
- Система контролирует сумму к оплате, статус платежа, депозитный холд, отмену холда и списание по правилам объекта.
- Оплаченные суммы сохраняются рядом с бронью, чтобы команда не сверяла платежи вручную.
- Код доступа можно выдавать только после оплаты проживания, внесения депозита и заполнения анкеты.
Синхронизация с Bitrix24 и amoCRM
- Команда продолжает работать в Bitrix24 или amoCRM, а Concierge Online сохраняет в карточке сообщения гостя, заполненную анкету и события доступа.
- В карточку передаются задачи сотрудникам, файлы, ссылки на документы и результат разговора с помощником.
- Изменение этапа сделки может запускать сообщение гостю или другое действие по правилам заселения.
Кейсы автоматизации заселения
- Для апарт-отеля «9 Ночей - NORT» в Нижнем Новгороде автоматизированы сообщения гостям, передача сведений в МВД и выдача кодов доступа.
- Гости заселяются круглосуточно без ручной передачи ключей, а команда видит готовность каждой брони.
- В Simple Seasons гость заполняет анкету, подписывает договор и получает временный код и инструкцию до заезда.
- В апарт-отеле НОРТ на Родионова вместе работают сообщения гостям, миграционный учёт, коды доступа, оплата проживания и депозиты.
- В кейсе «Отель Невский» сценарии связали датчики, статусы проживания, контроль доступа и уведомления для команды.
- Набор возможностей настраивается для апарт-отелей, коттеджей, загородных объектов, сетей апартаментов и мини-отелей.
Интеграции для отеля
- Concierge Online подключается к Bnovo, TravelLine, Exely, HOTEL Sync, TTLock, Bitrix24, amoCRM, Telegram, MAX, WhatsApp, Booking и Agoda.
- Бронирования, сообщения, передача сведений в МВД и электронные замки работают по общим правилам заселения.
Частые вопросы
Можно ли отправлять сообщения гостю в разные каналы?
Да. Сообщения можно отправлять через СМС, Telegram, MAX, WhatsApp, Booking, Agoda и электронную почту, включая резервную доставку через другой канал.
Что сотрудник видит в Concierge Online Staff?
Сотруднику доступны активные брони, заполненные анкеты, оплата, выданные коды доступа и гостевые чаты. Это позволяет контролировать заселение и отвечать гостям со смартфона вне рабочего места.
Подходит ли решение для апарт-отелей и сетей апартаментов?
Да. Система особенно полезна для апарт-отелей, сетей апартаментов, коттеджей и объектов с удаленным или ночным заселением.
Нужен ли администратор для выдачи ключа?
Нет. После заполнения анкеты и выполнения условий заселения система автоматически создаёт код доступа и отправляет гостю инструкцию.
Зачем гостю устанавливать приложение для заселения?
Приложение собирает предстоящее проживание, необходимые до приезда действия, инструкции и доступ в одном месте. Гость выполняет обязательные шаги до приезда, а отель сокращает очередь, повторные вопросы и ручные напоминания.
Можно ли собирать оплату и депозит до заселения?
Да. Concierge Online может отправлять гостю ссылки на оплату проживания и депозит, контролировать статус платежа, депозитный холд, отмену или списание и использовать эти условия перед выдачей доступа.
Сколько времени занимает внедрение?
Обычно запуск занимает от нескольких дней: подключаем систему бронирования, Bitrix24 или amoCRM, каналы связи, шаблоны сообщений и электронные замки. Срок зависит от количества объектов, дверей и правил заселения.
Можно ли ограничить ответы помощника только базой знаний?
Да. Помощник может отвечать только по утверждённым правилам объекта, инструкциям, базе знаний и данным брони. Если вопрос выходит за рамки этих материалов, диалог передаётся сотруднику.
Что происходит, если отвечает живой оператор?
Система видит активность сотрудника и не перебивает его. История сохраняется в карточке гостя, а помощник возвращается в диалог только после завершения ответа сотрудника или по заданному правилу.
Поддерживаете ли Max и Telegram одновременно?
Да. Можно вести гостя через несколько каналов одновременно: Telegram, MAX, СМС, WhatsApp, электронную почту, Booking и Agoda. История общения сохраняется рядом с бронью.
Как работает синхронизация с Bitrix24 и amoCRM?
Сообщения, этапы заселения, задачи, результат разговора с помощником, файлы и заполненная анкета сохраняются в карточке сделки или контакта.
Как помощник понимает контекст брони?
Concierge Online получает из подключённых систем даты проживания, заполненную анкету, оплату, объект, помещение, правила доступа и историю сообщений гостя.
Что с безопасностью персональных данных?
Данные передаются по защищенным каналам, доступы разграничиваются, а сценарии обработки персональных данных настраиваются под требования объекта и действующие регламенты.
Можно ли отключить телефонию и оставить только сообщения?
Да. Можно подключить только автоматические сообщения, только голосового помощника, только электронные замки или полный комплекс автоматизации заселения.